Einstieg Microsoft Office 365 - quick & dirty

Ein Einstieg in Microsoft Office 365 quick und dirty. Lieber nicht!

Die Kontrolle geht schneller verloren, als man vielleicht denken mag...

Wer will schon eine chaotische Nutzung von Teams, SharePoint, OneDrive, Dateiablagen, die zum Wildwuchs führt und jegliche Übersicht zunichtemacht und für völligen Verwirrung bei den Anwender sorgt. Natürlich niemand!

So kann man von einer überhasteten Einführung nur abraten, denn man läuft Gefahr, notwendige Anpassungen der Arbeitsprozesse nicht ausreichend zu betrachten, Anforderungen der Compliance sowie des Datenschutzes nur sporadisch zu erfüllen oder sogar ganz außer Acht zu lassen. Aber vor allem wird das gewaltige Potenzial einer Cloud-basierten Gesamtstrategie nicht ausgeschöpft.

Die Einführung von den Cloud-basierten Anwendungen in Microsoft O365 sollte daher nicht unterschätzt werden; es sind mächtige Werkezuge, die die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen nachhaltig verändern.

In Wahrheit geht es also um einen Changeprozess im Unternehmen und diesen gilt es optimal zu planen, zu strukturieren und zu steuern. Schließlich soll eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht werden und das Potential der neuen Technologie bestmöglich für Mensch und Organisation genutzt werden.

Wie es im besten Fall abläuft, zeigt unser mittelständischer Kunde aus der Industriefertigung. Dieser trug sich ebenso mit dem Gedanken, Microsoft Office 365 nutzen zu wollen und startet mit uns, der COC, einen Office 365 Strategieberatungs-Workshop.

Dabei wurde die IT-Strategie des Kunden, abgeleitet von dessen Unternehmenszielen diskutiert, die Möglichkeiten von Microsoft Office 365 mit der IT-Strategie abgeglichen und Handlungsempfehlungen durch uns erarbeitet.

"Es ist ratsam, dass die Nutzung von Microsoft 365 in eine digitale Gesamtstrategie eingebettet ist, denn der Paradigmenwechsel hin zu Cloud betrifft viele Bereiche im Unternehmen mit ganz unterschiedlichen Anforderungen", betont Marco von Schmuda, Office 365 Experte der COC.

Nach dem Workshop konnte unser Kunde unter Abwägung der Chancen und Risiken eine für sich fundierte Entscheidung treffen. Das Unternehmen entschied sich für die Einführung von O365 - begleitet durch COC als Projektpartner. 

Gemeinsam mit den Verantwortlichen des Kunden wurden die Anforderungen erhoben und der konkrete Bedarf ermittelt. Hierfür analysierten unsere Consultants die internen Arbeitsabläufe sowie die IT-Infrastruktur und zeigten kritische Erfolgsfaktoren auf.

Auf der Grundlage dieser ganzheitlichen Perspektive erstellten unsere Experten ein Einführungs-Konzept einschließlich Roadmap und skizzierten, wie sich die einzelnen Microsoft Office 365 Cloud Dienste und Anwendungen in die Arbeitsprozesse integrieren bzw.  sich die Kommunikation und Arbeitsabläufe damit optimieren lassen. Zudem wurden erste Use-Cases sowie Einführungsmaßnahmen (User Adoption) von uns definiert.

Anschließend begannen wir mit dem Aufbau einer abgestimmten Architektur, die auch bestehende Anwendungen, Schnittstellen und Prozesse des Kundenunternehmens mit einbezieht. Hierfür folgen wir einer bewährten COC Vorgehensweise, die flexibel genug ist, um auf die individuellen Bedingungen und Anforderungen jedes einzelnen Projektes einzugehen.

Erfolgreiche Projekte fußen auf Methodik & Erfahrung

Obwohl jedes Projekt besondere Randbedingungen und Anforderungen hat, lassen sich erprobte Verfahren und Archtiekturen nutzen.

COC Kunden profitierten dabei von der COC Methodik und den Erfahrung sowie den daraus resultierenden Best-Practice Lösungen, wie z. B. Content Lifecycle Management, Rollen & Rechte, Integration von Diensten und Assets wie z.B. Checklisten, Interviews, Stufenpläne, Muster & Templates.

 

Besonderes Augenmerk legen wir dabei auf die Einbeziehung sämtlicher Anwender und zwar von Beginn an; denn die Akzeptanz der User und kontinuierliche User Adoption sind kritische Erfolgsfaktoren für dererlei Projekte. Der Aspekt der Informationssicherheit und des Datenschutz fand bereits in der Konezptionsphase Berücksichtigung, um eine Compliance-konforme Lösung gewährleisten zu können.

Und wie unser Projektleiter immer wieder betont:

„Für die COC geht es nicht um den Wettbewerb der schnellsten Einführung. Wir streben eine nachhaltige und zukunftssichere Lösung für den Kunden an.“

Painpoints, die keiner will

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  • ⚡ Fehlende Governance
  • ⚡ Unzureichende Security & Compliance
  • ⚡ Prozess- & Nutzungsvarianten Wildwuchs
  • ⚡ Mangelnde Nutzerakzeptanz
  • ⚡ Wissenlücken
  • ⚡ Unklare Rollenbesetzung IT & Business
  • ⚡ Zu wenig Ressourcen & Kapazitäten
  • ⚡ Nicht-Ausnutzung von Potentialen

Methodik & Erfahrung

Unschlagbarer Mix

Use Cases

  • ★ Verteiltes Arbeiten
  • ★ Multimediale Kommunikation
  • ★ Wissensmanagement
  • ★ Projektmanagement
  • ★ Dokumentenmanagement
  • ★ Formular- & Antragswesen