Office 365
für standardisierte Projektverwaltung und automatisierte Prozesse
Digitalisierung - Projektverwaltung im Bauwesen
Eckdaten zum Unternehmen:
Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung
40 Mitarbeiter
2 Standorte
Die Ausgangssituation:
Es gab keine zentrale Übersicht über laufende Projekte, gleichzeitig aber verschiedene Ablageorte und Kommunikationskanäle. Dokumente wurden somit auf verschiedenen Ablageorten und Geräten gespeichert. Die Folge: Fehler in der Kommunikation.
Office 365 war im Unternehmen bereits lizensiert, es wurden aber nur Client Applikationen genutzt.
Das Ergebnis/die Lösung:
Durch intelligente Nutzung der Office 365 Apps entstanden eine standardisierte Projektverwaltung und automatisierte Prozesse.
Da Office 365 aber bereits lizensiert und installiert war, musste keine neue Software eingekauft werden.
Die Vorteile:
Deutliche Vereinfachung der Kommunikation
Erhöhung der Datenqualität
Verfügbarkeit der aktuellen Daten
auf mobilen Devices
(Smartphone, Tablets)
für z.B. Architekten auf der Baustelle
Erfolgsfaktor Online Team(zusammen)arbeit
Die Hauptursache für das Scheitern eines Projekts liegt sehr häufig in einer schlechten Kommunikation.
Tatsächlich gaben über 30% der Verantwortlichen, deren Projekte fehlgeschlagen waren, Kommunikationsstörungen als Hauptgrund an. Selbst die Hälfte der befragten erfolgreichen Projekte spürte die negativen Auswirkungen einer ineffektiven Kommunikation.
Wie ist das möglich in einer Zeit der fast unbegrenzten Kommunikation?
Wir leben in einer Zeit, in der wir mit einem Fingertipp mit unseren Kollegen sprechen können, die zudem an ganz verschiedenen Standorten arbeiten. Briefverkehr wird Dank E-Mails quasi mit Lichtgeschwindigkeit verschickt und beinhaltet beliebige digitale Informationen. Und dennoch scheitern Projekte, weil die erfolgreiche Kommunikation mehr als nur aus Datenaustausch besteht.
Umgekehrt zeigen Studien, dass bei 80% der erfolgreich abgeschlossenen Projekte intensiv in Kommunikationspläne, -strategien und -instrumente investiert wurde.
Daher ist es wichtig, im Rahmen eines Project Management Office (PMO) die richtigen Tools für Collaboration, zentrale Dateiablagen mit Versionierung, Workflows usw. zu etablieren. Hier kommt die Stärke der Microsoft 365 ins Spiel. Neben der kompletten Abdeckung der Anforderungen sind die einzelnen Komponenten optimal aufeinander abgestimmt.
Nur wenn jeder weiß, was zu tun ist, wird ein Projekt erfolgreich sein. Office 365 ist ein Schlüssel zu Ihrem Erfolg.
