Digitale Besucherregistrierung

Microsoft 365 Power Platform für out-of-the-box Lösungen

 

Ein Relikt aus Coronazeiten oder doch eine Anwendung für die Zukunft?!

Wie eine Lawine kam die Pandemie und damit einher, die gesetzlichen Regelungen zu den Hygienestandards über die Unternehmen. Die Besucheranmeldung war eine der Regelung aus einem Sammelsurium an Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes. Die Unternehmen mussten „Buch darüber führen“, welche Personen (ja, auch Mitarbeiter) sich im Gebäude aufhielten und wer das Unternehmen als Externer besuchte. Nicht jedes Unternehmen - gerade im produzierendem Gewerbe - war schließlich in der Lage, sich im Home-Office zu „verbarrikadieren“ und den „Laden zuzusperren“. Und man denke an Bewerber, Kunden, Lieferanten, Handwerker - gerade letztere Termine lassen sich schwerlich per Videokonferenz abwickeln. Was sollte man als Unternehmen nun tun? Old School via Zettel und Stift die Namen notieren?

 

Noch mehr Papier, in Form von handschriftlich, schwer lesbar ausgefüllten Anmeldeformularen, braucht kein Mensch, dachte sich auch unser Kunde STELA Laxhuber, Hersteller von Trocknungsanlagen für die Agrarwirtschaft und Industrie. Für STELA Laxhuber war klar, das Besuchermanagement muss digital umgesetzt werden. Aber bitte schön, ohne eine Monstrums-Lösung zu schaffen, die Unmengen an Geld verschlingt und deren Funktionalitäten für die Zwecke des produzierenden Unternehmens völlig überdimensioniert wären.

Für unsere Microsoft 365 Experten ein Leichtes. Mit den Werkzeugen der Microsoft 365 Platform  lässt sich schnell und einfach ein kontaktloser, automatisierte Anmeldeprozess als Self-Check-in aufsetzen. 

Und das Beste: Durch die Nutzung des M365 Tool-Sets entstehen dem Kunden keine weiteren Lizenzkosten, wie im Falle einer Besuchermanagement-Lösung eines Drittanbieters.

 

Der Besuchermanagement-Prozess powered by Microsoft 365 

Betritt der Besucher - ob nun externe oder interne Personen - die Räumlichkeiten des Unternehmens, findet er einen Aufsteller mit QR-Code vor. Der Code kann natürlich auch repräsentativ in Form des Firmenlogos gestaltet werden.

Scannt der Besucher diesen, erscheint in Formular, das mit Microsoft Forms erstellt wurde. Die eingetragenen Informationen (z.B. Name, Kontaktdaten, Gastgeber, Uhrzeit des Termins, Besuchszeit, Aufenthaltsdauer etc.) werden in einer SharePoint Online-Liste gespeichert. Dieser automatische Vorgang wird mit einem mehrstufigen Power Automate Workflow umgesetzt.

Sobald ein Registrierungsformular vom Gast übermittelt wird, „springt“ der Workflow im Hintergrund an. Dieser fordert von Microsoft Forms die Informationen an und lässt in der SharePoint Online-Liste eine neue Zeile anlegen. In der Zeile werden die, vom Gast eingegebenen Informationen, inklusive Zeitstempel hinterlegt.

Auf Kundenwunsch wurde ergänzend eine Erfassungsmöglichkeit für die Empfangsmitarbeiter integriert. Sollte z. B. ein Besucher ohne Smartphone „vor der Tür stehen“ oder nachträglich Korrekturen der Eingabe erforderlich sein.

Welche Vorgänge können durch die digitale Besucherregistrierung getriggert werden?

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◼️ Durch das Versenden des Anmeldeformulars, erhält der Gastgeber eine E-Mail-Benachrichtigung und kann sich auf den Weg zu seinem Gast machen.

◼️ Optional könnte aber auch ein Übersichtsplan des Firmengeländes bzw. eine Wegbeschreibung zu der Abteilung, der Werkshalle oder den Meetingräumen per E-Mail an den Besucher gesendet werden.

◼️ Der Besucher kann im Anmeldeprozess auch ein WLAN-Passwort beantragen. Das Passwort wird ihm dann automatisch per E-Mail zugesendet. Umständliches Abfragen und Abholen eines Passwortes, während das Meeting schon begonnen hat, entfällt dadurch komplett. 

◼️ Auch das Catering für die Räume erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, um ggf. zusätzliche Wünsche des Gasts aufzunehmen.

◼️ Derweilen erfolgt automatisch der Ausdruck eines temporären Besucherausweises oder aber der Besucher erhält den Ausweis digital per E-Mail.

◼️ Relevante Sicherheitshinwiese und möglicherwiese Videos für eine Sicherheitsunterweisung erhält der Besucher ebenso per E-Mail. Darin findet sich ein Link auf ein Power App Formular, in dem die Kenntnisnahme der Information digital bestätigt wird.

◼️ Bei Abgabe des temporären Besucherausweises, erfolgt das Sign Out des Besuchers durch den Empfang, der die Besucherliste in SharePoint Online direkt bearbeiten kann.

Vorteile:

Papierloser Prozess

Zeit- und Ressourcenersparnis

Professionelle schnelle Besuchermanagement: Einfache Nutzung für den Besucher/Gast und kürzere Wartezeiten

Keine Schlange am Empfang; mit der QR-Bereitstellung können sich mehrere Personen auf einmal registrieren

Besucherdaten digital strukturiert, sicher verwalten

Datenschutzkonform

Saubere, lückenlose Dokumentation

Automatische Löschung der Besucherdaten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht