Microsoft 365
Komplettlösung für den modern Workplace
Ein rasantes Firmenwachstum bedingt auch steigenden Anforderungen an Flexibilität, Security, Prozessautomatisierung Kommunikation & Kollaboration. Unser Kunde STELA Laxhuber, ein Hersteller von Trocknungsanlagen im Agrar- & Industriebereich, entschied sich deshalb für Microsoft 365 Cloud-Services als zentrale Säule einer neuen Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur und Grundlage für höhere Effizienz und eine schlankere, hoch stabile IT-Landschaft.
Mit den Microsoft 365 Cloud Services und den kollaborativen Tools, wie z. B. Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint Online erhalten die Fachabteilungen mehr Freiraum sowie die Möglichkeit zur optimalen Ausgestaltung und letztlich auch Digitalisierung ihrer Prozesse. Ein Framework sichert einheitliche Sicherheits- und Qualitäts-Standards. Zudem beinhaltet Microsoft 365 Tools zur Verwaltung des IT-Betriebs; z.B. Endpoint Management Systeme, Conditional Access für den Zugriffsschutz, Cloud App Security Solutions für die gezielte Einschränkung von Applikationen und Data Loss Prevention.
M365 - eine perfekte Kombination aus einfacher Bereitstellung, Skalierbarkeit und hoher Verfügbarkeit plus permanenter Weiterentwicklung sowie hohe Sicherheit aufgrund kontinuierlicher Updates 
Die praxiserfahrenen COC-Kollegen überzeugten die Verantwortlichen des Kunden mit einem erprobten und ganzheitlichen Best Practice Ansatz zur Einführung von M365. Das Vorgehen berücksichtigt Flexibilität, Agilität und Umsetzbarkeit gleichermaßen
Die Zusammenarbeit begann, indem die COC-Experten die Möglichkeiten der neuen Plattform aufzeigten und dann gemeinsam mit einem interdisziplinären Team - bestehend aus der Geschäftsführung des Kunden sowie verschiedenen Abteilungsleitern und Ansprechpartnern - den Bedarf bzw. Anforderung erhoben sowie Ziele, Prioritäten und Richtlinien definierten. Die Ziele der Verantwortlichen waren anschließend klar formuliert: Ein zukunftsfähiger, digitaler Arbeitsplatz und eine sichere IT sowie zuverlässige Services.
Auf Basis einer Analyse der Ausgangslage, wurden einzelnen Microsoft 365 Komponenten in geeignete Pakete zusammenfasste, die unserem Kunden den maximalen Nutzen bringen. Die Workloads bzw. Arbeitspakete wurden dann in eine Roadmap übertragen.
Für die Einführung der Microsoft 365 Cloud Dienste ist die Cloud Readiness der lokalen Umgebung Voraussetzung. Ein besonderes Augenmerk wurde hier auf die Aspekte Security und Compliance gelegt. Hier bietet Microsoft 365 mit beispielsweise Azure Active Directory hervorragende Werkzeuge.
Im Standard ist die Microsoft Konfiguration offen gestaltet, so dass alle Funktionen verwendet werden können. Allerdings bedeutet völlig Freiheit auch großes Gefahrenpotenzial. Deshalb empfiehlt es sich, die Dienste entsprechend den unternehmensindividuellen Anforderungen anzupassen. Mittels dem Microsoft Admin Center sowie den Azure Active Directory Optionen unterstützte COC die Administratoren bei der Einrichtung des Tenants.
Zur Absicherung der Microsoft 365 Konten wurde ein mehrstufiger Identitätsnachweis (Kennwort plus ein als vertrauenswürdig eingestuftes Gerät, dass über Active Directory bzw. Microsoft Intune verwaltet wird) bei der Anmeldung eingeführt. Durch die Azure Multifaktor-Authentifizierung (MFA), die in der Azure Active Directory zur Verfügung steht, kann einem unbefugten Zugriff auf die Cloud-Dienste und einem Datendiebstahl vorgebeugt werden.
Für eine erhöhte Benutzerfreundlichkeit wurde der Conditional Access eingerichtet. Dieser erfordert eine MFA-Abfrage nur unter bestimmten Bedingungen, z. B. wenn die Anmeldung von einem Gerät außerhalb des Firmennetzwerks erfolgt und versucht wird, auf die Cloud Services zuzugreifen.
Eine solide Governance ist erforderlich, da neben dem Software-Betrieb, auch die daraus resultierenden Daten (Information Management), das Application Management und das Change Management Betrachtung finden müssen. Wenn beispielsweise Dokumente in die Cloud verlagert werden, sind Lösungen zur Klassifizierung, Data Loss Prevention sowie Verschlüsselungen von Dateien und E-Mails, Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten notwendig. Die Verantwortlichen des Kunden erarbeiteten gemeinsam mit den erfahrenen COC Kollegen eine für das Unternehmen passende Struktur.
Microsoft 365 bietet eine Vielfalt an Werkzeugen und Möglichkeiten. Allerdings ist das auch eine riesige Herausforderung für die Einführung und den Betrieb. Optionen und Einstellungsmöglichkeiten sind äußerst umfangreich und auch die Vielzahl an administrativen Portalen macht die Sache nicht gerade überschaubarer. Gut, wenn man da einen Microsoft 365 Partner an der Seite hat, der berät, anleitet und tatkräftig unterstützt.
Exchange Online Einführung / Migration
Der Online-Maildienst gewährleistet hohe Verfügbarkeit und Sicherheit und ist in Active Directory integriert. Gruppenrichtlinien und Verwaltungstools können so verwendet und die Exchange online Funktionen in der gesamten Umgebung verwaltet werden.
Zuerst analysierten die COC Exchange-Experten die bestehende Umgebung sowie Schnittstellen, nahmen Anforderungen auf und definierten die Zielumgebung. Es entstand ein passgenaues Konzept für die Migration von der On Premise-Umgebung zu Exchange Online. Nach der Migration der Exchange-Umgebung führte COC User-Schulung durch und erstellten eine Dokumentation der Umgebung.
Mit Microsoft 365 verfügt das Unternehmen über eine Palette moderner Tools
Auf Basis der Microsoft Exchange-Umgebung konnte nun die Implementierung von Microsoft Teams vorgenommen werden. Es folgte der Rollout von M365 Apps, Clients und Microsoft Planer und Forms.
Gerade Microsoft Teams bietet für unseren Kunden eine optimale Kollaborations-Plattform. Hier sind Sprach-Video-Kommunikation, Meeting, Chat, Dokumentenablage und Kollaboration in einem Client vereint.
Die Zusammenarbeit (Meetings, Kommunikation, Projekte) kann sehr einfach in virtuellen Räumen organisieren werden. Auch die Verwaltung, Bereitstellung, Governance-Vorgaben sowie die Lifecycle-Thematik sind mit der Kollaborationsplattform kein Problem.
Bei unserem Kunden wurden die virtuellen Räume nach Typen unterschieden (spezifische Abteilungen, abteilungsübergreifende Projekte und Themen, die einen längeren Zeitraum umfassen) und jeweils ein Template erstellt. Für jedes Template definierte die IT-Abteilung Regeln, Strukturen und Prozesse. Unter dieser Voraussetzung können nun die Mitarbeiter selbst virtuelle Räume anlegen und dort Dokumente teilen, kommunizieren und zusammenarbeiten. Auf diese Weise kann auch einem unkontrollierten Wildwuchs von Einzelteams vorgebeugt und ein geordnetes Lifecycle-Management durchgeführt werden.
Die Qualitätsmanagement-Abteilung unseres Kunden übernahm hinsichtlich der Adoption-Wirkung die Vorreiterrolle und demonstrierte die neue Art zu arbeiten bzw. den Nutzen. Ein Erfolgsbeispiel, dass die Zukunft der Anwendung als zentrale Drehscheibe für die Kommunikation bei und verbesserte Zusammenarbeit wahrscheinlich macht.
Schlüssel-Thema: User-Adoption-Programm
Im Rahmen des gesamten Projekts war und bleibt das Change Management ein entscheidender Punkt. Von Beginn an waren die Anwender und ihre Arbeitsprozesse im Fokus. Nur durch die Akzeptanz der Nutzer kann die Lösung ihr volles Potenzial entfalten und nachhaltigen Nutzen stiften. Die Möglichkeiten, die User bei der Umstellung tatkräftig zu unterstützen bzw. zu befähigen, sind vielfältig. COC hat hier beste Erfahrungen mit regelmäßigen Infos zum Projektfortschritt, verschiedenen Infoveranstaltungen, Schulungs- und Informationsunterlagen sowie videobasierten Lern-Nuggets gemacht.
Übrigens, Microsoft aktualisiert regelmäßig Dienste im Funktionsumfang sowie die Sicherheitsaspekte. Das heißt, permanente Veränderung, mit der sich ein Unternehmen auseinandersetzen und dementsprechend Anpassungen vornehmen muss.
Mit COC als Managed Service Partner sind die Kunden dafür gewappnet und werden bestens begleitet und entlastet durch:
eine partnerschaftliche, vertrauensvolle Zusammenarbeit
stets auf Augenhöhe
die Basis für den Erfolg heute und in Zukunft!
Marco von Schmuda
Leitung Anwendungs-
& Lösungsentwicklung
Ihr kontakt