Microsoft Teams und SharePoint Seiten automatisiert erstellen.

Automatisierte Erstellung von Microsoft Teams und SharePoint Sites

Wer als Unternehmen Microsoft 365 einsetzt und SharePoint sowie Microsoft Teams nutzt, kennt das Problem.
Ohne klare Richtlinien entstehen in kürzester Zeit Unmengen von Sites und Teams. Wenn auch noch externe Zugriffe vergeben wurden, die dann irgendwann in Vergessenheit geraten, ist das Chaos perfekt. Plötzlich können sensible Daten von Personen eingesehen werden, die eigentlich keinen Zugang mehr haben sollten. Spätestens an diesem Punkt wünscht man sich, man hätte von Anfang an konkrete Vorgaben gemacht oder besser noch, einen standardisierten Prozess etabliert.
Genau hier setzt der Microsoft 365 Provision Manager von der COC AG an. Diese Lösung verhindert unkontrollierten Wildwuchs und erleichtert Administratoren das Leben.
Auf Knopfdruck können SharePoint Sites oder ein Microsoft Team bereitgestellt werden – und das Alles komplett standardisiert, mit einheitlichem Aufbau und im Einklang mit der Corporate Identity. Der Microsoft Provision Manager der COC AG übernimmt dabei die komplette Konfiguration, von Berechtigungen über Designs bis hin zu vorgefertigten Inhalten.

Microsoft Teams automatisiert anlegen und konfigurieren lassen.

Microsoft Planer automatisch in einem neuen Microsoft Teams bereitstellen

Automatisches Anlegen von Microsoft Teams inklusive Konfiguration

Wie funktioniert der Microsoft 365 Provision Manager der COC AG:

Der Weg zu einer neuen SharePoint-Site oder einem neuen Microsoft Team beginnt mit einem simplen Antrag. Der Endanwender beantragt über ein Formular (z.B. basierend auf Microsoft Forms, SharePoint oder PowerApps) eine neue SharePoint Site oder ein neues Microsoft Team. Das Formular kann z. B. über Service Now oder andere IT Service Management Systeme oder Helpdesk-Tools bereitgestellt werden kann. In dem Formular können verschiedene Informationen abgefragt werden; wie im Falle einer Anfrage für ein neues Team:

∎ Ein Name für das neu anzulegende Microsoft Team; wahlweise mit vorgegebener Namenskonvention.

∎ Der oder die Team Owner und die Team-Mitglieder, die mithilfe des People Pickers auf Grundlage des Active Directory zugeordnet werden können.

∎ Ein Mail-Nickname, da im Hintergrund eine M365 Group erstellt wird, die später für die Kommunikation zur Verfügung steht.

∎ Der Team-Type, um festzulegen, ob die Seite nur für die interne Zusammenarbeit benötigt wird, oder ob der Content auch mit externen Personen geteilt werden soll. Handelt es sich um ein internes Microsoft Team, verhindert die Sicherheitskonfiguration von M365 (Sensitivity Label) die Beteiligung externen Personen an diesem internen Team und schützt so sensible Daten. Entsprechend dem Team-Typ kommen meist unterschiedliche Templates zum Einsatz. Ein Microsoft Team für die interne Zusammenarbeit benötigt andere Apps, Services und Inhalte als ein Projekt-Team. Bei Letzterem bietet sich die Integration eines Microsoft Planner an, der bereits vordefinierte Standardaufgaben enthält. Auch eine vorstrukturierte Ordnerhierarchie und Dokumentenvorlagen können im Template integriert sein, um die Projektdokumentation effizient zu verwalten.

∎ Die Laufzeit des Microsoft Team. Beispielsweise gibt es im Falle von Projekten gibt es meist ein konkretes Enddatum. Beim Erreichen des Termins kann ein Workflow starten, der den Team Owner benachrichtigt und auf eine bevorstehende Archivierung der Inhalte hinweist. Zu Recherchezwecken sind die Inhalte im Read-only-modus weiterhin noch vorhanden. Aber entsprechend einer Datenaufbewahrungsrichtlinie (Data Retention Policy) bzw. um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen, gibt es auch eine endgültige Löschfrist.

Externe und interne Kanäle in Microsoft Teams

Innerhalb eines Microsoft Team können verschiedene Kanäle eingerichtet werden, um die Kommunikation klar zu strukturieren. Beispielsweise kann ein interner Kanal für die teaminterne Kommunikation genutzt werden, während ein externer Kanal für die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder Kunden vorgesehen ist. Diese Trennung sorgt dafür, dass vertrauliche Informationen sicher intern bleiben und gleichzeitig eine effiziente Kommunikation mit externen Beteiligten möglich ist.
Die Daten aus dem Formular werden dann im Adminbereich des M365 Provision Manager gebündelt. Auf Basis eines im Vorfeld definierten Templates wird automatisiert eine neue SharePoint Seite oder ein neues Microsoft Team erstellt und in der Teams-Übersicht gelistet.
Der Antragsteller bzw. der Seiten-Owner sowie alle angegebenen Mitglieder der Seite erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Microsoft Team zur Verfügung steht.

VORTEILE

★ Einheitliches Erscheinungsbild und Corporate Identity:
Mit unserer Lösung stellen wir sicher, dass alle erstellten Microsoft Teams und SharePoint-Sites ein einheitliches Erscheinungsbild haben

★ Standardisierung durch automatisierte Prozesse:
Durch die Automatisierung wird die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -standards sichergestellt.

★ Wahrung der Informationssicherheit:
Wird der M365 Tenant neu ausgerollt, ist die Konfiguration zunächst offen und anfällig für Datenabflüsse. Wir sorgen dafür, dass die Daten geschützt bleiben und alle Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

★ Effektives Content Lifecycle Management:
Unsere Lösung gibt dem Administrator die Kontrolle über den gesamten Content Lifecycle. Der Admin behält stets den Überblick über sämtliche Inhalte in Microsoft Teams und SharePoint – einschließlich der Aktualität der Inhalte. Über zusätzliche Workflows können weitere Archivierungs-Automatismen integriert werden.

❗ Gut zu wissen:
Der Microsoft 365 Provision Manager der COC AG ist eine programmierte Lösung, die im Azure Tenant installiert wird. Das ermöglicht nicht nur eine beeindruckende Performance, sondern bietet auch hervorragende Möglichkeiten zur Individualisierung im Hinblick auf die jeweiligen Unternehmensanforderungen.