Automatisierung mit PowerAutomate

Wie PowerAutomate ein Windows Server Update beflügelt

Und welche entscheidende Rolle Microsoft Planner und eine Microsoft Power App dabei spielen

Unser Kunde, ein Hersteller von PVC-Rohstoffen mit 1400 Mitarbeitern und 5 Standorten, plante ein Update auf Windows Server 2019. Es folgte eine umfangreiche Excelliste mit mehr als 150 Servern, für die das Update von unseren IT-Experten vorgenommen werden sollte.

Wie üblich, begann unser Projektmanager die jeweiligen Serververantwortliche zu kontaktieren, um sie a) über das Update in Kenntnis zu setzen und b) über die Art und Weise. Auf Kundenwunsch sollte es nämlich ein Server In-Place Upgrade sein. Also eine Installation der neuen Windowsversion, wobei die bestehenden Anwendungen und Einstellungen erhalten bleiben. Also eine Migration der Server.

Natürlich gehört zur Klärung auch, ob das Update zu oder außerhalb der Bürozeiten durchgeführt werden kann und ob es bestimmte Abhängigkeiten gibt. Anschließend wird ein entsprechender Bearbeitungsstatus vergeben, z. B. clarification in progress, migration scheduled, ready for migration, migration completed.

 

Excellisten schön und gut, aber Übersicht ist Trumpf

Je mehr User mit der Liste arbeiten, desto häufiger passieren fehlerhafte Eingaben und von der nicht vorhandenen Übersichtlichkeit (150 Zeilen!) ganz zu schweigen. Es ist also ein erheblicher Pflegeaufwand nötig und trotz Filtermöglichkeit scrollt sich der User wiederholt und mühsam durch die Excelzeilen.

Unsere Kollegen, absolute Automatisierungs-Enthusiasten, machten sich Gedanken, wie man das Update effizient organisieren könnte. Die Excelliste unseres Kunden sollte nur noch von dem COC Projektmanager zur Vorabklärung mit den einzelnen Serververantwortlichen des Kunden genutzt werden. Weil die COC auch Experte für Microsoft365 ist, war es naheliegend, dass wir diese Lösung zur Organisation der Update-Durchführung nutzen wollten. Unsere Wahl fiel auf Microsoft SharePoint bzw. Microsoft Planner. Unsere Experten schnappten sich also die Excelliste mit den Serverdetails, denn sie dient SharePoint als Datenquelle. Hierfür wird die Liste entsprechend in SharePoint - in unserem Fall in Microsoft Teams - hinterlegt.

Wie aber bringt man nun die Exceldaten in Microsoft Planner? Oder noch besser, wie schafft man eine Verbindung, wenn Änderungen zum Bearbeitungsstatus in der Excelliste vorgenommen werden?

Microsoft Power Automate bietet die Antwort. Mit dem Tool können wiederkehrenden Aufgaben bzw. Arbeitsprozesse sehr einfach automatisiert werden. Übrigens, nicht nur Microsoft Anwendungen, auch andere Applikationen können mittels Konnektoren als Datenquelle von Power Automate genutzt werden. Power Automate ist demnach prädestiniert für eine Vielzahl von Vorgängen in einem Unternehmen.  

Exceldaten mit Power Automate in SharePoint bzw. Microsoft Planner einbinden.

Power Automate benötigt immer einen Trigger. In unserem Fall ist das der Aufruf einer URL (Azure). Diese URL ist in der Excelliste als Schaltfläche hinterlegt. Mit dem Trigger wird ein Power Automate Task ausgelöst, um die Exceldaten (Servername, bisheriger Bearbeitungsstatus, Clustertags wie z.B. Citrix, SQL) initial in SharePoint einzulesen.

Zum anderen sollen auch Statusänderungen („ready for migration“), die unser Projektleiter zu einem späteren Zeitpunkt in der Excel vornimmt, in SharePoint aktualisiert werden. Wir nutzen zusätzlich eine weitere Excel-Tabelle, die die auszuführenden 20 Einzelschritte der Servermigration enthält – unterschieden nach physischen und virtuellen Servern. Aus diesen Datenquellen baut sich ein Microsoft Planner auf, der verschiedenen Buckets („Spalten“) enthält und in denen die einzelnen Tasks („Aufgaben“) aufgeführt sind. Die Tasks wiederrum enthalten die Server-Detailinformationen, wie z. B.  Datum der Servermigration-Durchführung, die 20 Einzelschritte der Servermigration, Kontaktdaten des Serververantwortlichen.

Nutzen der Microsoft Planner Tasks?

Die Tasks können einzelnen Usern – in dem Fall unseren Kollegen – zugewiesen werden. Diese erhalten dann auch automatisierte E-Mail-Reminder zum Startzeitpunkt der Aufgaben.

Das wichtigste aber, die Tasks erleichtern die „Abarbeitung“ der Aufgaben enorm. Unsere Experten können Notizen erstellen, die im Task hinterlegten Einzelschritte „abhaken“ und den Status der Bearbeitung, z.B. „in Arbeit“ oder „erledigt“ wählen. Damit können sie sich perfekt organisieren und jederzeit nachvollziehen, welche Arbeitsschritte bereits erfolgt sind.

Ein wunderbarer Nebeneffekt: Durch die Nutzung der Tasks entsteht gleichzeitige eine Dokumentation der erfolgten Arbeiten. Diese kann der Kunde jederzeit einsehen. Es herrscht also zu jeder Zeit völlig Transparenz.

Der Microsoft Planner bietet darüber hinaus verschiedene Ansichten, ob als Board (Spalten), als Liste oder die Tasks als Zeitplan sowie in Diagrammansichten. Die Zeitplanansicht bietet den Vorteil, einen Link zu erzeugen, der direkt in das eigene Outlook eingebunden werden kann. So haben unsere Kollegen die einzelnen Tasks als Termine in ihrem Outlook und können von dort direkt auf die Tasks im Planner zugreifen. Der webbasierte Link, kann auch dem Kunden bereitgestellt werden. Zur Einsicht der Task-Inhalte müssen sie für das entsprechende Microsoft Teams, in das der Microsoft Planner eingebunden ist, berechtigt sein. Alles in allem, Transparenz auf ganzer Linie.

Die Verknüpfung zwischen Excel und Microsoft Planner

Was, wenn nun der COC Projektleiter im Zuge seiner Vorklärung zwischenzeitlich den Bearbeitungsstatus („ready for migration“) in der Excelliste ändert? Schließlich benötigen unsere Migrationsexperten diese Information, um die Durchführungstermine zu terminieren.

Kein Thema. In der Excelliste in eine URL hinterlegt. Durch Aufruf der URL läuft im Hintergrund ein Abgleich, welche Einträge im Microsoft Planner bereits existieren. Noch nicht vorhandene Einträge werden dann als Task im Planner angelegt. Wird umgekehrt ein Task im Planner in den Status „erledigt“ versetzt (also ein PowerAutomate Trigger in die andere Richtung), folgt die Rückkoppelung in die Excelliste. Hier wird der Eintrag „migration completed“ bei dem entsprechenden Server vorgenommen.

Und schnell noch eine App für die Task-Search

Bei über 150 Tasks kann es auch im Microsoft Planner, trotz verschiedenen Filtermöglichkeiten, unübersichtlich werden. Leider gibt es noch keine Volltextsuche, die Abhilfe schaffen könnte. Aber unsere findigen Kollegen hatten auch hierfür eine Lösung. Mit Microsoft PowerApps wurde flugs eine Applikation erstellt, die die Suche nach bestimmten Servern innerhalb der Tasks im Microsoft Planner wesentlich erleichtert. Zudem findet man über die Auswahl von Serververantwortlichen oder Cluster-Flags (z. B. Citrix, SQL, SAP) die zugehörigen Server. Aus den angezeigten Ergebnissen können die zugehörigen Microsoft Planner Task direkt geöffnet werden. Diese Verknüpfung spart unseren Kollegen enorm viel Zeit. Gerade wenn sie die Migrationstermine mit den Serververantwortlichen vereinbaren, können die Termine unmittelbar in die Tasks eingetragen werden. Um die Effizienz noch weiter zu steigern, können unsere Kollegen direkt auf Knopfdruck eine automatisierte E-Mail als Info zum Migrationsdatum, dem tatsächlichen Beginn und der Fertigstellung des Updates an die Serververantwortlichen versenden. Der Fortschritt der Migrationsarbeiten ist in der App mit einem Blick ersichtlich. Plakativ wird die Anzahl der bereits migrierten, der aktuell bearbeiteten und der noch offenen Server aufgeführt.

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